Wat als een klant niet betaalt: van herinnering tot incasso

Korte samenvatting

Een klant die niet betaalt, is vervelend maar vaak op te lossen met een vaste opvolgroutine: eerst een vriendelijke herinnering, dan een formele aanmaning, en pas als laatste stap een incassotraject. Hoe eerder je actie onderneemt, hoe groter de kans dat het probleem zonder escalatie wordt opgelost.

Wanneer is dit relevant?

Zodra een factuur de afgesproken betaaltermijn is gepasseerd zonder betaling.

Stap voor stap

1. Stuur een vriendelijke herinnering kort na het verstrijken van de betaaltermijn.
2. Stuur een formele aanmaning als er na de herinnering nog niet is betaald, met een nieuwe uiterste betaaldatum.
3. Neem persoonlijk contact op: soms ligt er een simpele reden achter, zoals een administratieve fout bij de klant.
4. Overweeg een incassobureau of juridische stap als er ook na de aanmaning niet wordt gereageerd of betaald.
5. Documenteer alle communicatie, zodat je een duidelijk dossier hebt als het verder escaleert.

Voorbeeld uit de praktijk

Toen een klant Sophie's factuur na de betaaltermijn nog niet had voldaan, stuurde ze eerst een korte, vriendelijke herinnering. Het bleek een overgeslagen betaling te zijn door drukte bij de klant, na een telefoontje was de factuur binnen een week alsnog betaald, zonder dat het verder hoefde te escaleren.

Veelgemaakte fouten

• Te lang wachten met een herinnering, waardoor de factuur uit het zicht raakt bij de klant.
• Meteen dreigen met een incassobureau bij de eerste herinnering, wat de relatie onnodig op scherp zet.
• Geen schriftelijke vastlegging van herinneringen en aanmaningen bijhouden.

Veelgestelde vragen

Hoe snel moet ik een herinnering sturen? Meestal kort na het verstrijken van de betaaltermijn, bijvoorbeeld een week erna, afhankelijk van je eigen afspraken.

Kan ik incassokosten in rekening brengen? Bij een formele aanmaning kun je, mits correct aangekondigd en in lijn met de geldende regels, incassokosten in rekening brengen. Check de actuele regels hierover.

Wanneer schakel ik een incassobureau in? Als een klant ook na een aanmaning niet reageert of betaalt, en persoonlijk contact niets oplevert.

Checklist

• Betaaltermijn overschreden gecontroleerd
• Vriendelijke herinnering verstuurd
• Formele aanmaning verstuurd bij uitblijven van betaling
• Persoonlijk contact gezocht
• Alle communicatie gedocumenteerd

Let op

Dit artikel geeft algemene uitleg, geen juridisch advies. Raadpleeg bij aanhoudende betalingsproblemen een jurist of incassospecialist.