Factuur maken: wat moet er verplicht op staan

Korte samenvatting

Een correcte factuur bevat altijd dezelfde vaste elementen: je bedrijfsgegevens, een uniek factuurnummer, de datum, klantgegevens, een omschrijving van de dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het totaalbedrag, de betaaltermijn en je bankgegevens. Ontbreekt een van deze onderdelen, dan is je factuur niet compleet, met risico op discussie bij betaling of bij een controle.

Wanneer is dit relevant?

Vanaf je allereerste factuur, en telkens wanneer je je factuursjabloon opnieuw inricht.

Stap voor stap: de tien verplichte elementen

1. Bedrijfsnaam en KVK-nummer
2. Uniek factuurnummer: oplopend en niet herhaald
3. Factuurdatum
4. Gegevens van de klant: naam en adres
5. Omschrijving van de dienst: duidelijk genoeg om te herleiden waarvoor is gefactureerd
6. Bedrag exclusief btw
7. Btw-bedrag en -percentage
8. Totaalbedrag
9. Betaaltermijn
10. Bankgegevens (IBAN)

Voorbeeld uit de praktijk

Sophie stuurt haar facturen vanuit haar boekhoudsoftware, met een vast sjabloon waarin alle tien elementen automatisch worden ingevuld. Toen ze net begon, vergat ze een keer het btw-percentage apart te vermelden, een klant vroeg daarop om een gecorrigeerde factuur voordat hij betaalde.

Veelgemaakte fouten

• Een factuurnummer hergebruiken of overslaan, wat bij een controle vragen oproept.
• Het btw-bedrag niet apart vermelden, alleen het totaal.
• Een vage omschrijving zoals "diensten" in plaats van een concrete omschrijving van het werk.
• Geen betaaltermijn vermelden, waardoor onduidelijk is wanneer een factuur openstaat.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd btw rekenen? Niet als je onder de KOR valt. Vermeld dan op je factuur dat de KOR van toepassing is, in plaats van een btw-bedrag.

Hoe lang moet ik facturen bewaren? Zakelijke administratie, waaronder facturen, moet je een wettelijk voorgeschreven aantal jaren bewaren. Check de actuele bewaartermijn bij de Belastingdienst.

Kan ik facturen achteraf corrigeren? Ja, met een creditfactuur en een nieuwe correcte factuur, niet door de oorspronkelijke factuur te wijzigen.

Checklist per factuur

• Bedrijfsnaam + KVK-nummer
• Uniek factuurnummer
• Factuurdatum
• Klantgegevens
• Duidelijke omschrijving
• Bedrag excl. btw
• Btw-bedrag en -percentage (of KOR-vermelding)
• Totaalbedrag
• Betaaltermijn
• IBAN

Let op

Regels rond verplichte factuurgegevens en bewaartermijnen kunnen wijzigen. Controleer de actuele eisen op belastingdienst.nl.